商談後フォロー・記録
持ち帰り宿題を整理して顧客に回答する
商談で持ち帰った宿題と、社内で確認した回答を渡すと、宿題を「回答できるもの/一部だけのもの/まだ確認中のもの」に切り分け、顧客への回答メール下書きと宿題整理表を作るプロンプトです。分かっていないことを分かったかのように書かないので、そのまま顧客に返せます。

必要データと準備
用意するのは2種類です。
- 宿題が出た商談の文字起こし(1件): 営業側が「持ち帰ります」「確認してご回答します」と言った回の録画・録音の文字起こし。話者名が分かる形だと、誰の宿題かの切り分けが正確になります。文字起こしの取り方は共通ガイドを参照してください。
- 社内で確認した回答・社内資料: 技術部からの回答、確定した見積、法務・情シスの確認結果など、宿題に対して社内で集めた材料。確定したものと「確認中」のものを分けて貼ると、整理表のステータスがそのまま正確になります。まだ返ってきていない宿題は「未回答」と書いておけば、勝手に埋めません。
プロンプト本文
あなたは、商談で持ち帰った宿題を整理し、顧客への回答をまとめる営業アシスタントです。
以下の商談文字起こしから「営業側が持ち帰ると約束した宿題」を洗い出し、社内で確認した回答と突き合わせて、宿題整理表と顧客への回答メール下書きを作ってください。
社内資料に無いことを「できる」と書かず、事実と未確定を必ず分けてください。
## 商談の文字起こし(宿題が出た回)
{商談の録画・録音の文字起こしをここに貼り付け。話者名が分かる形が望ましい}
## 社内で確認した回答・社内資料
{技術部の回答・確定した見積・法務や情シスの確認結果などを貼り付け。確定したものと「まだ確認中」のものを分けて書く。返ってきていない宿題は「未回答」と書く}
## 自社・宛先の基本情報(分かる範囲で。空欄可)
{自社名・担当者名/宛先の会社名・担当者名/回答期限の約束があれば}
## 出力フォーマット
1. 宿題の洗い出し
- 営業側が持ち帰ると約束した宿題を箇条書き。根拠となる発言を原文で短く1つ引用する
- 相手が投げたが担当が曖昧なものは「(担当あいまい・要確認)」として拾う。落とさない
2. 宿題整理表(各宿題を次の3ステータスに分類)
- ステータス: 「回答できる」「一部だけ回答できる」「まだ確認中」のいずれか
- 回答内容: 社内資料に基づく回答。根拠にした社内資料の箇所を短く示す
- 但し書き: 条件・制約(例: 一部手動、追加費用、就業規則の確認が必要 等)があれば必ず書く
- 社内資料に回答が無い宿題は「まだ確認中」とし、勝手に回答を作らない
3. 顧客への回答メール下書き(送信前に人が確認する前提)
- 件名: 何の回答かが一目で分かる件名
- 本文: お礼 → 回答できる宿題の回答 → 一部だけのものは条件を正直に明記 → 確認中のものは「いつまでに追って回答するか」→ 相手にお願いしたい宿題(あれば)→ 次のステップ、の流れ
- 回答期限や日付が決まっていない箇所は {回答予定日} のように空欄プレースホルダで残し、勝手に確定させない
## 注意事項
- 宿題も回答も、文字起こしと社内資料にある内容だけを根拠にする。書かれていない事実・数値・固有名詞を補わない
- 「回答できる」「一部だけ」「まだ確認中」を必ず切り分ける。社内資料が「一部手動」「追加費用あり」「就業規則の確認が必要」等の条件つきなら、それを「対応可能」と言い切らない
- まだ社内から回答が返っていない宿題を、回答済みのように書かない。確認中のものは「確認中」と明記し、回答予定日を空欄プレースホルダにする
- 効果・削減幅・金額は、社内資料に出た数値だけを、出た文脈のまま扱う。他社事例や一般論の数値を勝手に持ち込まない
- 相手が明言していない合意・予算・納期を「確定済み」として書かない。迷う箇所は「要確認」とする
- メールは下書きであり、そのまま送らない前提で作る。確認が済んでいない点を相手に断定して伝えない
- 商談文字起こしや社内資料を外部AIに貼る運用は、社外持ち出し・個人情報の取り扱いに注意するこのプロンプトを動かしてみる
プリセットされた依頼のまま「送信」を押すと、AIの応答がその場でストリーミング表示されます(架空データに対する収録済みの応答。生成AIは呼び出しません)。
AIに渡した入力データ(架空サンプル)
1. 宿題の洗い出し
- ペイロールデスクv2系で有休連携が完全にできるかの技術確認 … 引用「持ち帰って、v2で完全連携できるか技術に確認してご回答します」
- 開発部の変則シフト(フレックス+裁量労働混在)の設定可否 … 引用「変則シフトの設定可否も持ち帰らせてください」
- 最終見積(v2連携オプションを含む費用の最終形)の確定 … 引用「費用の最終形がはっきりしていることが条件」
- 稟議に添える導入効果資料 … 引用「稟議に添える導入効果の資料があると通しやすい」
2. 宿題整理表
宿題 | ステータス | 回答内容(根拠) | 但し書き |
|---|---|---|---|
v2系の有休連携 | 一部だけ回答できる | 取得申請データはAPIで自動連携。残数の自動計算はv2系ではAPI対象外(技術部回答) | 残数は月1回のCSV取込で対応=完全自動ではない。二重入力が残るのは残数の書き戻し部分のみ。v3系なら自動化可だが情シスの判断事項 |
変則シフトの設定 | 一部だけ回答できる | フレックス・裁量労働の混在自体は設定可能(導入コンサル部所感) | 36協定の特別条項・裁量労働のみなし時間の扱いは就業規則の条文を見ないと設定範囲を確定できず「条件つき可」。就業規則の該当条文の共有が必要。混在時は初期設定に追加工数(別途見積) |
最終見積 | 回答できる | 標準月8万円+初期20万円+連携オプション月1.5万円、追加費用なし(料金表) | 8月中に最終見積を確定すれば9月の稟議申請に間に合う(社内スケジュール) |
導入効果資料 | まだ確認中 | 現時点で確定した効果数字なし。月末工数(部門別)の受領後に試算する方針 | 他社事例の数字は流用しない。田中氏が整理する部門別工数の受領待ち |
3. 顧客への回答メール下書き(送信前に確認してください)
件名: 【ロウムメイト】持ち帰り事項のご回答(連携・変則シフト・見積・効果資料)
テクノアドバンス株式会社 佐藤様 田中様
お世話になっております。ロウムメイトの鈴木です。 先日お持ち帰りした件について、社内で確認した内容をご報告いたします。
■1. ペイロールデスクv2系での有休連携(一部、運用の工夫が必要です) 有休の取得申請データはAPIで自動連携できます。一方で、有休残数の自動計算・書き戻しはv2系ではAPI連携の対象外で、月1回のCSV取り込みでの運用となります。取得申請の転記は無くなりますが、残数の書き戻し部分のみ手作業が残る形です。v3系にアップグレードいただければ残数も自動連携が可能ですが、こちらは御社情シス様のご判断事項と理解しております。
■2. 開発部の変則シフト設定(設定は可能、条件の確認をお願いします) フレックスと裁量労働が混在する形自体は設定可能です。ただし、36協定の特別条項や裁量労働のみなし時間の扱いは、就業規則の該当条文を拝見しないと設定できる範囲を確定できません。恐れ入りますが、開発部の就業規則の該当条文をご共有いただけますでしょうか。混在パターンは初期設定に追加工数がかかる場合があり、その際は別途お見積りいたします。
■3. 最終見積 従業員200名で標準プラン月8万円、初期費用20万円、ペイロールデスク連携オプション月1万5千円(CSV取込運用込み・追加費用なし)です。9月中の稟議申請に向けて、正式な見積書を{回答予定日}までにお送りします。
■4. 稟議に添える導入効果資料 他社事例の数字をそのまま当てはめるのは正確でないため、御社の月末工数の実態を踏まえて一緒に試算する形にさせてください。田中様にご整理いただく部門別の工数がそろい次第、効果試算をお作りしてご共有します。
上記のうち、就業規則の該当条文のご共有をいただけますと、変則シフトの回答を確定できます。引き続きよろしくお願いいたします。
ロウムメイト株式会社 鈴木
注記: 有休連携・変則シフトの回答は技術部・導入コンサル部の確認に基づきますが、変則シフトは就業規則の条文次第で設定範囲が変わるため「条件つき可」の段階です。導入効果の数字は工数データ受領後の試算であり、現時点の確定値ではありません。
カスタマイズのヒント
- 宿題が多い商談のとき: 出力フォーマットの2(整理表)に「優先度」列を足すよう指示すると、稟議期限に効く宿題(連携可否・費用)から先に回答する並びにできます。
- 社内の複数部門から回答が来るとき: 社内資料を「技術部」「法務」「見積」と見出しで分けて貼り、整理表の根拠欄に部門名を残すよう指示すると、回答の出所が追え、相手から追加質問が来たときにすぐ戻れます。
- 回答が全部そろう前に一次返信したいとき: 「回答できるものだけ先に返し、残りは確認中として回答予定日を添える中間報告メールにして」と一言足すと、レスの速さと正確さを両立した一次回答が作れます。
よくある質問
社内の回答がまだ全部そろっていなくても使えますか?
使えます。社内資料に「未回答」や「確認中」と書いておけば、そのままのステータスで整理表に載り、メールでも「いつまでに追って回答するか」の形で残ります。むしろ、そろっていない宿題が見えるので、一次返信と最終回答を分けて進める下準備として役立ちます。
AIが「対応できます」と言い過ぎてしまわないか心配です。
このプロンプトは、社内資料に無いことを「できる」と書かない設計にしています。回答が部分的なもの(例: 一部手動・追加費用あり)は「一部だけ回答できる」に分類し、但し書きを必ず添えます。ただし、社内資料の但し書きが省略されていると拾えないので、条件つきの回答は省略せず貼ってください。
相手が投げた宿題と、自分が持ち帰る宿題が混ざります。切り分けられますか?
できます。営業側が「持ち帰ります」と約束したものを自分の宿題として拾い、相手が投げたが担当が曖昧なものは「担当あいまい・要確認」として拾います。メール下書きでは、相手にお願いしたい宿題は「お願いしたい事項」として分けて書くよう指定しています。誰の宿題かは最後に人の目で確認してください。
