商談後フォロー・記録

持ち帰り宿題を整理して顧客に回答する

商談で持ち帰った宿題と、社内で確認した回答を渡すと、宿題を「回答できるもの/一部だけのもの/まだ確認中のもの」に切り分け、顧客への回答メール下書きと宿題整理表を作るプロンプトです。分かっていないことを分かったかのように書かないので、そのまま顧客に返せます。

  • メール文面
  • 資料・提案書

必要データと準備

用意するのは2種類です。

  • 宿題が出た商談の文字起こし(1件): 営業側が「持ち帰ります」「確認してご回答します」と言った回の録画・録音の文字起こし。話者名が分かる形だと、誰の宿題かの切り分けが正確になります。文字起こしの取り方は共通ガイドを参照してください。
  • 社内で確認した回答・社内資料: 技術部からの回答、確定した見積、法務・情シスの確認結果など、宿題に対して社内で集めた材料。確定したものと「確認中」のものを分けて貼ると、整理表のステータスがそのまま正確になります。まだ返ってきていない宿題は「未回答」と書いておけば、勝手に埋めません。

プロンプト本文

プロンプト(コピーして使う)
あなたは、商談で持ち帰った宿題を整理し、顧客への回答をまとめる営業アシスタントです。
以下の商談文字起こしから「営業側が持ち帰ると約束した宿題」を洗い出し、社内で確認した回答と突き合わせて、宿題整理表と顧客への回答メール下書きを作ってください。
社内資料に無いことを「できる」と書かず、事実と未確定を必ず分けてください。

## 商談の文字起こし(宿題が出た回)
{商談の録画・録音の文字起こしをここに貼り付け。話者名が分かる形が望ましい}

## 社内で確認した回答・社内資料
{技術部の回答・確定した見積・法務や情シスの確認結果などを貼り付け。確定したものと「まだ確認中」のものを分けて書く。返ってきていない宿題は「未回答」と書く}

## 自社・宛先の基本情報(分かる範囲で。空欄可)
{自社名・担当者名/宛先の会社名・担当者名/回答期限の約束があれば}

## 出力フォーマット
1. 宿題の洗い出し
   - 営業側が持ち帰ると約束した宿題を箇条書き。根拠となる発言を原文で短く1つ引用する
   - 相手が投げたが担当が曖昧なものは「(担当あいまい・要確認)」として拾う。落とさない

2. 宿題整理表(各宿題を次の3ステータスに分類)
   - ステータス: 「回答できる」「一部だけ回答できる」「まだ確認中」のいずれか
   - 回答内容: 社内資料に基づく回答。根拠にした社内資料の箇所を短く示す
   - 但し書き: 条件・制約(例: 一部手動、追加費用、就業規則の確認が必要 等)があれば必ず書く
   - 社内資料に回答が無い宿題は「まだ確認中」とし、勝手に回答を作らない

3. 顧客への回答メール下書き(送信前に人が確認する前提)
   - 件名: 何の回答かが一目で分かる件名
   - 本文: お礼 → 回答できる宿題の回答 → 一部だけのものは条件を正直に明記 → 確認中のものは「いつまでに追って回答するか」→ 相手にお願いしたい宿題(あれば)→ 次のステップ、の流れ
   - 回答期限や日付が決まっていない箇所は {回答予定日} のように空欄プレースホルダで残し、勝手に確定させない

## 注意事項
- 宿題も回答も、文字起こしと社内資料にある内容だけを根拠にする。書かれていない事実・数値・固有名詞を補わない
- 「回答できる」「一部だけ」「まだ確認中」を必ず切り分ける。社内資料が「一部手動」「追加費用あり」「就業規則の確認が必要」等の条件つきなら、それを「対応可能」と言い切らない
- まだ社内から回答が返っていない宿題を、回答済みのように書かない。確認中のものは「確認中」と明記し、回答予定日を空欄プレースホルダにする
- 効果・削減幅・金額は、社内資料に出た数値だけを、出た文脈のまま扱う。他社事例や一般論の数値を勝手に持ち込まない
- 相手が明言していない合意・予算・納期を「確定済み」として書かない。迷う箇所は「要確認」とする
- メールは下書きであり、そのまま送らない前提で作る。確認が済んでいない点を相手に断定して伝えない
- 商談文字起こしや社内資料を外部AIに貼る運用は、社外持ち出し・個人情報の取り扱いに注意する

このプロンプトを動かしてみる

プリセットされた依頼のまま「送信」を押すと、AIの応答がその場でストリーミング表示されます(架空データに対する収録済みの応答。生成AIは呼び出しません)。

営業AIエージェントStockworkサンプル実行(収録済み)
持ち帰った宿題と社内回答を突き合わせて、顧客への回答メールを作って。
AIに渡した入力データ(架空サンプル)
■商談の文字起こし: v2系だと有休まわりが一部手動になる可能性があり「持ち帰って技術に確認してご回答します」/田中氏「開発部だけ変則シフト。フレックスと裁量労働が混在。御社で設定できますか」→鈴木「変則シフトの設定可否も持ち帰らせてください」/佐藤氏「稟議に添える導入効果の資料があると通しやすい」「9月中に申請したい」 ■社内で確認した回答: 技術部=v2系は有休の取得申請は自動連携、残数の自動計算はAPI対象外で月1回のCSV取込(完全自動ではない)/見積=連携オプション月1.5万で追加費用なし/変則シフト=設定は可能だが就業規則の条文を見ないと設定範囲を確定できず「条件つき可」/効果資料=他社事例を流用せず、月末工数データ受領後に試算(現時点で確定数字なし)
「送信」を押すと、ここに実行結果を表示します。

カスタマイズのヒント

  • 宿題が多い商談のとき: 出力フォーマットの2(整理表)に「優先度」列を足すよう指示すると、稟議期限に効く宿題(連携可否・費用)から先に回答する並びにできます。
  • 社内の複数部門から回答が来るとき: 社内資料を「技術部」「法務」「見積」と見出しで分けて貼り、整理表の根拠欄に部門名を残すよう指示すると、回答の出所が追え、相手から追加質問が来たときにすぐ戻れます。
  • 回答が全部そろう前に一次返信したいとき: 「回答できるものだけ先に返し、残りは確認中として回答予定日を添える中間報告メールにして」と一言足すと、レスの速さと正確さを両立した一次回答が作れます。

よくある質問

社内の回答がまだ全部そろっていなくても使えますか?

使えます。社内資料に「未回答」や「確認中」と書いておけば、そのままのステータスで整理表に載り、メールでも「いつまでに追って回答するか」の形で残ります。むしろ、そろっていない宿題が見えるので、一次返信と最終回答を分けて進める下準備として役立ちます。

AIが「対応できます」と言い過ぎてしまわないか心配です。

このプロンプトは、社内資料に無いことを「できる」と書かない設計にしています。回答が部分的なもの(例: 一部手動・追加費用あり)は「一部だけ回答できる」に分類し、但し書きを必ず添えます。ただし、社内資料の但し書きが省略されていると拾えないので、条件つきの回答は省略せず貼ってください。

相手が投げた宿題と、自分が持ち帰る宿題が混ざります。切り分けられますか?

できます。営業側が「持ち帰ります」と約束したものを自分の宿題として拾い、相手が投げたが担当が曖昧なものは「担当あいまい・要確認」として拾います。メール下書きでは、相手にお願いしたい宿題は「お願いしたい事項」として分けて書くよう指定しています。誰の宿題かは最後に人の目で確認してください。

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