アポ獲得・アプローチ
日程調整メールのAIプロンプト|候補日提示もリスケ対応もコピペで【コピペ可】
商談の日程調整メールを、これまでのやり取りを踏まえてAIに下書きさせるコピペ用プロンプトです。候補日を並べる初回の打診も、こちら都合・相手都合の「リスケ(再調整)」も、状況を貼るだけで相手が返信しやすい文面にまとまります。日付や会議URLを勝手に作らず、あいまいな点は「要確認」と残すので、そのまま送れる一歩手前まで持っていけます。

必要データと準備
このプロンプトは2通りの使い方ができます。
- データ不要で使う:初回の日程打診なら、履歴欄に「履歴なし」と書き、今回の状況(目的・候補日・アジェンダ)だけ埋めれば動きます。
- メール履歴を添えて使う:相手とのやり取りがある場合は、その時系列ログを貼ると、流れを引き継いだ書き出しになり、既に約束した内容(同席者・関心事など)を踏まえてくれます。
履歴はメールソフトから該当スレッドをコピーして貼るだけです。準備するものは特にありません。
注意:顧客とのやり取りには氏名やメールアドレスなどの個人情報が含まれます。社外の生成AIに貼る場合は、社内の持ち出しルールと個人情報の取り扱いに沿って、必要な範囲にとどめてください。
プロンプト本文
あなたはBtoB営業の日程調整メールを作成するアシスタントです。
これまでのやり取りと今回の状況をもとに、相手が返信しやすい日程調整メールを作成してください。新規の日程打診でも、こちら都合/相手都合のリスケ(再調整)でも、状況に合わせて書き分けます。
## これまでのメール・チャット履歴
{相手とのやり取りを時系列でここに貼り付け。無ければ「履歴なし」と書く}
## 今回の状況
{以下を分かる範囲で記入。
・目的(初回商談/次回打ち合わせ/リスケ など)
・こちらが提示できる候補日時(3つ程度)
・相手から来ている要望や制約(「来週後半希望」など)
・オンライン/対面、想定所要時間
・当日のアジェンダ・話したいこと}
## 送信者情報
{会社名・部署・氏名。署名に使う}
## 出力フォーマット
1. 件名(1案。用件が一目で分かる短いもの)
2. メール本文(そのまま送れる完成形。次を含める)
- 書き出し(履歴があれば流れを引き継ぐ。無ければ簡潔な用件と名乗り)
- 候補日時の提示(箇条書き。相手が1つ選んで返信しやすい形)※リスケの場合はお詫びと再調整の依頼を先に置く
- 当日のアジェンダ・所要時間(分かる範囲で)
- 返信を促す一文(「ご都合の良い枠をお知らせください」など)
- 署名
3. トーン違いの書き出し案(本文の冒頭2〜3行だけ。丁寧め/カジュアルめの2パターン)
## 注意事項
- 候補日時・場所・会議URLなどの事実は、入力にある情報だけを使う。日付や時刻を勝手に創作しない。入力に候補日が無い場合は本文中に {候補日時をここに記入} とプレースホルダを残す
- 履歴から読み取れる事実(相手の要望・既出の合意)と、こちらの推測を混同しない。推測で補った箇所は本文の後に「※補った前提」として箇条書きで明示する
- 分からないこと(相手の正確な役職・過去の経緯など)は無理に埋めず「要確認」と書く
- リスケの原因がこちら都合の場合は、言い訳を長くせず簡潔に謝意を示す。相手都合の場合は責める書き方をしない
- この文面は下書き。送信前に、候補日時・宛名・添付やURLの有無を人が必ず確認する前提で書くこのプロンプトを動かしてみる
プリセットされた依頼のまま「送信」を押すと、AIの応答がその場でストリーミング表示されます(架空データに対する収録済みの応答。生成AIは呼び出しません)。
AIに渡した入力データ(架空サンプル)
件名:【日程再調整のお願い】ロウムメイトご説明の件
本文
テクノアドバンス株式会社 佐藤様
お世話になっております。ロウムメイト株式会社 営業部の山田です。 ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます。21日はご都合が合わず承知いたしました。改めて来週後半で下記の候補をお送りしますので、ご都合の良い枠を1つお知らせいただけますと幸いです。
■候補日時(オンライン・60分) ・7/23(水)10:00〜11:00 ・7/24(木)15:00〜16:00 ・7/25(金)11:00〜12:00
田中様にもご同席いただけるとのこと、承知いたしました。ご関心をお持ちいただいている給与ソフトとの連携について、当日詳しくご説明できるよう準備してまいります。
■当日のアジェンダ(予定・60分) ・サービス概要のご説明(10分) ・勤怠から労務手続きまでの一元管理のデモ(25分) ・現行の給与ソフトとのAPI連携についてのご説明・質疑(25分)
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信お待ちしております。
ロウムメイト株式会社 営業部 山田
トーン違いの書き出し案
- 丁寧め:「このたびは日程再調整のお願いとなり恐れ入ります。改めて来週後半の候補をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。」
- カジュアルめ:「山田です。ご連絡ありがとうございます、21日承知しました。では来週後半で下記いかがでしょうか。」
※補った前提
- 所要時間は当初提示の1時間枠に合わせて「60分」とした。調整可
- アジェンダの時間配分(10/25/25分)はこちらの想定。田中氏の関心(給与ソフト連携)に時間を厚めに置いた
要確認
- 田中氏のメールアドレスをCcに入れるか(履歴に記載なし・未確認)
- 「給与ソフト」の具体的な製品名は履歴から特定できず。当日までに分かると連携説明がスムーズ
- 会議URLは未発行。日程確定後に発行し、返信に記載する
カスタマイズのヒント
- インサイドセールスの一次接点で使うなら:「今回の状況」に商材の一言説明を足し、本文の書き出しを短い名乗りにする。候補日は幅広めに3〜4枠出すと初回の返信率を確保しやすい。
- 決裁者や役員が相手のとき:トーンは「丁寧め」を基本にし、アジェンダに「結論から先に」の一文を足す。所要時間を短め(30分)に振ると打診が通りやすい。
- 対面商談・訪問のとき:状況欄に「対面(先方オフィス)」と場所を明記。出力の「会議URL」の代わりに、入館方法・持参物・所要移動時間の確認を「要確認」に回すよう指示を足す。
- 既存顧客の定例調整のとき:履歴に前回の宿題を貼ると、書き出しで「前回の◯◯の件を踏まえ」と流れを引き継げる。
よくある質問
メール履歴が無くても使えますか?
使えます。履歴欄に「履歴なし」と書き、今回の状況(目的・候補日・アジェンダ)を埋めれば、初回の日程打診メールとして下書きが出ます。履歴がある場合に貼ると、やり取りの流れを引き継いだ書き出しになります。
候補日を書き忘れたらどうなりますか?
AIが日付を勝手に作ることはありません。候補日が入力に無い場合は、本文中に「{候補日時をここに記入}」というプレースホルダを残す設計です。そのまま送らず、実際の空き枠を差し込んでください。
リスケ(再調整)のメールにも対応していますか?
対応しています。こちら都合なら簡潔なお詫びを、相手都合なら責めない言い回しを添えて、再調整の候補日を提示する形で書き分けます。状況欄に「リスケ」と理由を書いておくとより自然になります。
