アポ獲得・アプローチ
過去やり取りを踏まえた休眠顧客再アプローチメール
一度は話が進んだのに連絡が途絶えた休眠顧客へ、過去のメール履歴とCRMの記録をもとに再アプローチメールのたたき台を作るプロンプトです。「休眠顧客の掘り起こしメールをAIで作りたいが、送り方を間違えて印象を悪くしたくない」という場面で、相手が思い出せる書き出しから返信しやすい一言までを数分で用意します。

必要データと準備
- 過去のメール・チャット履歴: 相手とのやり取りのうち、直近数通の要点。相手の関心・懸念・保留になった論点が分かる部分を貼り付けます。全文でなくてかまいません。
- SFA/CRMの案件記録: 過去にどこまで話が進んだか(商談段階・提案内容)、最終接触日、連絡が途絶えたおおよその理由。分かる範囲で十分で、不明な項目は「不明」と書いて渡します。
- 今回連絡するきっかけ: 再接触の口実になる事実(新機能・料金改定・事例・相手業界のニュース・担当変更など)。無ければ「特になし」と書けば、近況うかがいの体裁で組み立てます。
顧客名ややり取りの履歴を外部の生成AIに貼る運用は、社外持ち出し・個人情報の扱いに注意してください。社内の利用ルールに沿って、扱ってよいデータの範囲を確認してから使ってください。
プロンプト本文
あなたは、しばらく連絡が途絶えた休眠顧客への再アプローチメールのたたき台を作る営業アシスタントです。
過去のやり取りと今回連絡する理由をもとに、相手が「思い出して、返信してもよい」と感じる自然な再接触メールを作成してください。無理に売り込まず、関係の再開を目的にします。
## 相手・過去の関係
{相手の会社名・担当者名・役職}
{過去にどこまで話が進んだか(商談段階・提案内容・最後の状況)}
{最終接触日・連絡が途絶えたおおよその理由(分かる範囲で。不明なら「不明」)}
## 過去のメール履歴(要点)
{直近数通のやり取りの要点。相手の関心・懸念・保留になった論点を貼り付け}
## 今回連絡するきっかけ
{再接触の口実になる事実。例:新機能・料金改定・事例・相手業界のニュース・担当変更など。無ければ「特になし」}
## 出力フォーマット
1. 件名案 3つ(開封したくなる/過去の接点を思い出させる/売り込み感が弱い、を1つずつ)
2. メール本文(4パート構成)
- 過去の接点に軽く触れる書き出し(相手が思い出せる具体を1つ)
- 今回連絡した理由(きっかけを自然につなぐ。無い場合は近況うかがい)
- 相手にとっての小さなメリット提示(押しつけない)
- 返信ハードルの低いクロージング(Yes/Noで答えられる一言)
3. この下書きで使った「事実」と「推測・仮定」の切り分けメモ
## 注意事項
- メール履歴とCRMに書かれている事実のみを根拠にする。過去の合意や相手の発言を創作しない
- 休眠理由が不明なときは推測で決めつけず、書き出しでも触れない(「その後いかがでしょうか」程度に留める)
- 相手が保留にした懸念が記録にある場合のみ、それに軽く答える。記録に無い懸念を勝手に想定しない
- 効果や実績の数字を本文に入れるときは、社内で裏取り済みのものだけにする。不確かな数字は空欄にし「要確認」と印をつける
- 送る前提は「過去に接点のある相手」に限る。面識のない宛先への一斉送信用ではない。文面は必ず人が確認してから送信する
- 顧客名・履歴を外部AIに貼る際は、社外持ち出し・個人情報の扱いに注意するこのプロンプトを動かしてみる
プリセットされた依頼のまま「送信」を押すと、AIの応答がその場でストリーミング表示されます(架空データに対する収録済みの応答。生成AIは呼び出しません)。
AIに渡した入力データ(架空サンプル)
1. 件名案
- 開封したくなる: 【ロウムメイト】御社の給与ソフト、連携対応しました
- 過去の接点を思い出させる: 昨秋デモをご覧いただいた勤怠管理の件(ロウムメイト・鈴木)
- 売り込み感が弱い: その後いかがでしょうか(ロウムメイト・鈴木)
2. メール本文
佐藤様
ご無沙汰しております。ロウムメイトの鈴木です。 昨秋、田中様にもご同席いただき、勤怠管理と給与ソフト連携のデモをご覧いただいた件、その後いかがお過ごしでしょうか。当時は「来期に改めて」とうかがっておりましたので、そろそろの時期かと思いご連絡しました。
一点、ご報告したいことがあります。デモ時点では一部手作業が残る想定だった御社の給与ソフトとの連携が、正式に対応できるようになりました。当時、田中様が気にされていた月末の締め作業まわりで、手を動かす範囲が狭められる見込みです(削減の程度は御社の運用を拝見しないと正確に申し上げられないため、ここは改めて確認させてください)。
料金は当時ご提示した内容から変えておりません。来期のご検討に合わせて、この連携部分を反映した最新の資料をお送りしてもよろしいでしょうか。
ご不要でしたらその旨ひと言いただければ、こちらで止めておきます。
ロウムメイト株式会社 鈴木
3. 事実と推測・仮定の切り分けメモ
- 事実(メール履歴・CRM由来): 昨秋にデモ実施/田中様が同席し評価は良好/「来期に再検討」で保留/給与ソフトが新たに正式連携対応/料金は当時から変更なし/最終接触は2025年11月。
- 推測・仮定: 「そろそろの時期」は相手の期初から検討時期が近いという仮定であり断定していない/月末の締め作業の負荷が現在も続いているかは当時の記録に基づく推定。
- 空欄・要確認: 手作業がどれだけ減るかの具体的な程度は裏取り前のため数字を入れず「確認させてください」に留めた/保留の主因だった金額感について相手の現在の温度は不明。
カスタマイズのヒント
- 休眠理由で出し分ける: 「予算タイミングで保留」なら来期の検討時期に合わせる口実、「競合検討で見送り」なら自社が更新された点、「担当者の異動で立ち消え」なら関係の作り直しから、と『今回連絡するきっかけ』の書き方を変えると刺さり方が変わります。
- 相手の役割で温度を変える: 決裁者宛ては投資判断につながる材料を一言、現場担当宛ては日々の手間が減る点を中心に、とメリット提示のパートを寄せられます。
- 商材が高単価・長期検討型なら: クロージングを「資料送付の可否」より軽く、「15分だけ近況共有のお時間をいただけますか」等の低ハードルな打診に変えると返信が得やすくなります。
- 複数の休眠先へ横展開する場合: このプロンプトを1件ずつ回し、共通のテンプレに固定しないでください。相手ごとに過去の論点が違うため、履歴を差し替えて個別に生成するほうが返信率の観点でも安全です。
よくある質問
休眠顧客の掘り起こしメールをAIで作ると、機械的で冷たい文面になりませんか。
このプロンプトは過去のメール履歴とCRMの記録を読み込ませ、「相手が思い出せる具体的な接点」を書き出しに使う設計にしています。汎用の挨拶文ではなく、その相手固有のやり取りを起点にするため、機械的になりにくくなります。出力はたたき台なので、最後に人が言い回しを整えることが前提です。
連絡が途絶えた理由が分からない相手にも使えますか。
使えます。休眠理由が不明なときは「不明」と書いて渡してください。プロンプトの注意事項で、不明な理由を推測で決めつけず、書き出しでも触れない(近況うかがいに留める)よう指定しているため、外した憶測で相手の心証を損なうリスクを抑えられます。
このメールをそのまま一斉送信してもいいですか。
このプロンプトは、過去に接点のある相手1件ごとに文面のたたき台を作るためのものです。相手ごとに過去の論点が違うので、履歴を差し替えて個別に生成し、人が内容を確認してから送るのが前提です。面識のない宛先へ同じ文面を無差別に一斉送信する用途には使わないでください。
