稟議・クロージング
契約・受注手続きのチェックリスト&開始準備
受注が決まった案件について、契約・受注の事務手続きと導入開始の準備を、抜け漏れのないチェックリストに落とすプロンプトです。自社の手続きフローと案件情報を貼るだけで、担当と期限を割り付けたタスク一覧と、顧客への開始案内の下書きがコピペで手に入ります。受注 手続き AIの実務での使いどころとして、契約書の手配から初期設定の段取りまで、やることの全体像を一枚にまとめられます。

必要データと準備
必要なのは、**自社の契約・受注手続きフロー(社内資料)**と、**受注案件の情報(SFA/CRM)**の2つです。
- 契約・受注手続きフロー: 受注が決まってから導入開始までに社内で回す手続きを、順番に書き出したもの。契約書の様式・送付方法、押印の要否、初期費用の請求タイミング、アカウント発行の手順、キックオフまでに回収する情報などが書かれた既存資料をそのまま貼ります。これがチェックリストの土台になります。手続きが資料化されていなければ、思い出せる範囲で箇条書きにするだけでも構いません。
- 受注案件の情報: SFA/CRMから、契約プラン・契約金額・契約期間・窓口担当者・現場担当者・開始希望時期など、その案件で確定している情報を貼ります。分からない項目は「不明」と書けば、AIも決めつけずに扱います。
無理に情報を埋める必要はありません。分からないことは「不明」のまま渡すのが、捏造を防ぐいちばんの近道です。
プロンプト本文
あなたは、受注が決まった案件について、契約・受注の事務手続きと導入開始の準備を抜け漏れなく段取りする営業アシスタントです。
以下の「自社の手続きフロー」と「受注案件の情報」をもとに、やるべきことのチェックリストと、顧客への案内の材料を作成します。手続きフローに書かれていることを土台にし、書かれていない手続きを勝手に作り出さないでください。
## 自社の契約・受注手続きフロー(社内資料)
{受注後〜導入開始までに社内で回す手続きを、順番に貼り付け。契約書の様式・送付・押印、初期費用の請求、アカウント発行、回収する情報などが書かれた資料。無ければ思い出せる範囲の箇条書きで可}
## 受注案件の情報(SFA/CRM)
{契約プラン/契約金額/契約期間/窓口担当者/現場担当者/開始希望時期など、確定している案件情報を貼り付け。分からない項目は「不明」と書く}
## 出力フォーマット
1. 案件サマリ
- 「確定している契約条件」と「まだ確定していない事項」を分けて箇条書き
- 金額・プラン・期間・開始希望日などは、渡された情報にあるものだけを書く。書かれていないものは「未確定」と明記する
2. 契約・受注手続きチェックリスト
- 自社の手続きフローに沿って、タスクを実行順に並べる
- 各タスクに「担当(自社側か顧客側か)」と「目安の期限」を付ける。期限が判断できない場合は「要確認」とする
- フローに無い手続きは追加しない。フロー上あいまいな箇所は「要確認」と書く
3. 導入開始準備チェックリスト
- キックオフまでに顧客から回収すべき情報を列挙する
- 社内でアサイン・依頼が必要な関係者や部署を挙げる
4. 顧客への「開始のご案内」骨子
- 受注のお礼、これからの手続きの流れ、お願いしたい情報を伝える連絡の骨子(見出し+要点)
- そのまま送る完成文ではなく、担当が埋める前提の下書きとする。確定していない金額・日程を確定として書かない
5. 不明・要確認事項リスト
- 渡された情報だけでは判断できず、社内や顧客に確認が必要な点をまとめる
## 注意事項
- 手続きフローと案件情報に書かれている事実だけを根拠にする。書かれていない手続き・条件を推測で追加しない
- 契約金額・プラン・契約期間・開始日は、案件情報にあるものだけを使う。無い場合は創作せず「未確定」「要確認」とする
- 一般的な商習慣として「たぶんこうだろう」と補完しない。自社フローに無い手続きは足さず、必要そうなら「要確認」として別立てにする
- 事実(案件情報・フローにある)と、AIの補足・提案は明確に区別して書く
- 顧客への案内の骨子は完成文にしない。送信・共有の前に人が内容を確認する前提とする
- 固有名詞・数値は渡された情報にあるものだけを使い、創作しない。分からないことは「不明」「要確認」と書く
- この情報を外部AIに貼る際は、社外持ち出し・個人情報の扱いに注意するこのプロンプトを動かしてみる
プリセットされた依頼のまま「送信」を押すと、AIの応答がその場でストリーミング表示されます(架空データに対する収録済みの応答。生成AIは呼び出しません)。
AIに渡した入力データ(架空サンプル)
1. 案件サマリ
確定している契約条件
- 顧客: 株式会社テクノアドバンス(窓口: 管理部長 佐藤様/現場: 人事労務 田中様)
- プラン: 200名・月額(1人あたり400円)
- 初期費用: 20万円
- 契約期間: 1年(自動更新)
まだ確定していない事項(未確定)
- 開始希望日: 口頭で「秋頃」のみ。具体日は未確定。
- 既存給与ソフト「ペイロールデスク」のバージョン: 不明。
- 就業規則区分・雇用形態の内訳: 案件情報に記載なし。
続きを見る(手続き・開始準備・案内骨子・要確認)
2. 契約・受注手続きチェックリスト(自社フロー順)
# | タスク | 担当 | 目安の期限 |
|---|---|---|---|
1 | SFAをClosed Wonに更新し、営業企画へ受注連携 | 自社(営業) | 受注当日 |
2 | 契約書を当社ひな形で作成し電子契約で送付 | 自社(営業→管理) | 受注から3営業日以内 |
3 | 顧客の押印 → 当社押印で締結 | 顧客 → 自社 | 送付後、要確認(顧客の押印フローに依存) |
4 | 初期費用20万円の請求書を発行 | 自社(管理) | 契約締結後、月内 |
5 | 管理者アカウントを窓口(佐藤様)へ発行 | 自社 | 契約締結後3営業日以内 |
6 | 開始前ヒアリング(下記3項目を回収) | 自社→顧客 | キックオフ前まで |
7 | キックオフMTGを設定 | 自社 | 開始希望日の2週間前まで(※開始日未確定・要確認) |
補足(AIによる注記): タスク3と7の期限は、顧客の押印フローと開始希望日が未確定のため「要確認」としています。フローに無い手続きは追加していません。
3. 導入開始準備チェックリスト
顧客から回収すべき情報(開始前ヒアリング)
- 既存給与ソフト「ペイロールデスク」のバージョン(連携範囲の確定に必要)
- 従業員数の確定値と就業規則区分(案件情報は200名だが内訳未記載)
- 具体的な開始希望日(「秋頃」から日付へ)
社内でアサイン・依頼が必要な関係者
- 管理部門: 契約書作成・請求書発行
- 導入サポート担当: 開始前ヒアリングとキックオフの同席
- 情シス/連携担当: ペイロールデスク連携の確認(バージョン回収後)
4. 顧客への「開始のご案内」骨子(下書き・要編集)
- お礼: ご契約への感謝と、担当としてスムーズな導入を支援する旨
- これからの流れ: 契約書の電子送付 → ご押印 → アカウント発行 → 開始前ヒアリング → キックオフ、の順で進む見通し
- お願いしたい情報: ペイロールデスクのバージョン、従業員数の確定値・就業規則区分、ご希望の開始日
- 次アクション: 契約書を追ってお送りする旨と、開始日調整の相談を打診
※金額・日程は本文に確定として書き込まないこと。開始日は「ご相談させてください」の形にする。
5. 不明・要確認事項リスト
- 開始希望日が口頭の「秋頃」のみ。具体日を佐藤様に確認。キックオフ設定(フロー6)の起点になる。
- ペイロールデスクのバージョンが不明。連携範囲に影響するため田中様へ確認。
- 従業員数200名の内訳(雇用形態・就業規則区分)が案件情報にない。プラン人数と請求に関わるため要確認。
- 顧客側の押印フロー(電子契約の可否・稟議の要否)が不明。締結までのリードタイムに影響。
注記(AIによる補足): 契約条件は案件情報にあるものだけを記載し、記載のない開始日・バージョン・従業員内訳は「未確定/要確認」として扱いました。自社フローに無い手続きは追加していません。
カスタマイズのヒント
- 業種・商材で手続きが違うとき: 貼る手続きフローを差し替えるだけで、そのまま自社の段取りに合います。押印が紙契約中心なら、フローに「製本・郵送・返送待ち」を書いておくと、期限の目安がその前提で組まれます。
- 顧客側の稟議・審査が重いとき: 案件情報に「顧客の押印まで社内稟議あり・時期未定」と書き添えると、締結タスクの期限を「要確認」で立て、リードタイムの読みを促す形になります。
- CSやオンボーディング担当へ引き継ぐ運用なら: 出力の「導入開始準備」に、引き継ぎ先(CS担当)への共有タスクを足すよう、プロンプト末尾に一文加えると、営業からCSへの受け渡しまで一枚に収まります。
- 回収情報を定型化したいとき: 「開始前ヒアリング」で毎回聞く項目が決まっているなら、手続きフローにその項目リストを書いておくと、案件ごとに回収チェックリストが自動で埋まります。
よくある質問
自社の手続きフローが資料になっていなくても使えますか?
使えます。思い出せる範囲でタスクを箇条書きにして貼るだけで、担当と期限の割り付け・回収情報の洗い出しまで整います。ただしAIは貼られたフローを土台にするため、抜けているタスクは出力にも現れません。逆に言えば、このプロンプトを一度回すと、自社の手続きフローを言語化・整備するきっかけにもなります。
受注後に必要な手続きを、AIが一般論で補ってくれますか?
意図的に補いません。このプロンプトは「自社フローに無い手続きを勝手に作らない」設計です。一般的な商習慣として必要そうな手続きがあっても、AIは追加せず「要確認」として別立てにします。汎用的な手続きを盛られて自社の実態とずれるより、自社のフローに忠実で、足りない所は人が気づける形を優先しています。
顧客にそのまま送れる案内文まで作ってくれますか?
完成文ではなく「骨子(下書きの材料)」を返します。開始日や金額など未確定の事項を確定として書き込まないためです。お礼・これからの流れ・お願いしたい情報という要点が揃った状態で返るので、担当が事実を確認しながら仕上げて送ってください。
