商談の日程調整メール例文9選｜書き方の5ポイントとシーン別テンプレート

商談の日程調整メールを書くときの5つのポイント

社内の打ち合わせ調整なら「来週の午後、空いている時間はありますか？」で事足りることもありますが、商談メールはそうはいきません。相手はあなたのことを知らない場合もありますし、忙しい業務の合間にメールを読んでいます。以下の5つを押さえることで、相手が返信しやすいメールに仕上がります。

1. 件名で商談の用件を一目で伝える

メールは件名だけで開封するかどうかを判断されることがあります。「お世話になっております」や「ご連絡」のような件名では、受信トレイに並んだときに埋もれてしまいます。件名に社名と用件を入れることで、相手が開封・対応の優先度を判断しやすくなります。

具体的には「【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談」のように、社名を【】で括り、用件を添えた形が理想です。文字数は20〜30文字を目安にします。それ以上長くなると、スマートフォンの受信一覧で末尾が「…」で途切れてしまいます。

悪い例として「ご挨拶のお願い」「打ち合わせについて」のような件名は避けます。一方で「【株式会社◯◯】◯◯サービス導入のご相談 日程調整のお願い」のように具体的な用件が入っていれば、受信者は「これは読む必要がある」と判断しやすくなります。

2. 候補日は3つ以上を提示する

候補日が1〜2つしかないと、相手の都合と合わなかったときにメールを何度もやり取りする必要が生まれます。かといって10個も提示すると相手が選び疲れます。3〜5つが適量です。

提示するときは日付・曜日・時間帯をセットにして箇条書きにします。「来週あたりでご都合のよい日をお知らせください」という書き方では相手の手間が増えるため、具体的に記載します。

・◯月◯日（月）10:00〜11:00・◯月◯日（水）14:00〜15:00・◯月◯日（金）13:00〜14:00

期間の目安は送信日から1〜2週間先です。それより近い日程では相手のスケジュールがすでに埋まっていることが多く、遠すぎると話が進みません。

3. 商談の目的と所要時間を明記する

相手が「何のために時間を割くのか」を把握できないと、返信の判断に迷います。目的と所要時間を一文で添えるだけで、相手がスケジュールを確保しやすくなります。

「弊社◯◯サービスのご紹介（所要時間：約30分）」のように書くと、相手は30分のブロックを空ければよいとわかります。また、オンラインか対面かという実施形式も明記します。オンラインの場合はZoomやTeamsなど使用するツールを記載しておくと、当日の準備がスムーズです。

4. 相手にとってのメリットを添える

これは商談メール特有の要素です。社内の打ち合わせ調整であれば目的は共通認識として存在しますが、商談では相手に「自分がこのメールに返信する価値がある」と思ってもらう必要があります。

「貴社の◯◯に関する課題解決にお役立ていただける情報をご用意しております」「同業他社での導入事例をご覧いただけます」のように、相手が得られる情報や示唆を1〜2文で添えます。

ただし、売り込み感が強すぎると逆効果です。「ぜひご検討ください！」「絶対にお役立てできます！」のような表現は避け、あくまで「こういった情報をお伝えできます」という提示にとどめるのがバランスのよい書き方です。初回接触の相手には特に、メールを送った経緯と商談で相手が得られるメリットを1〜2文で伝えることが、返信を得るための鍵になります。

5. 返信期限をさりげなく記載する

期限を設けない依頼は後回しにされがちです。とはいえ「◯月◯日までに必ずご返信ください」と強く書くと、圧迫感が出てしまいます。「◯月◯日（◯）までにご返信いただけますと幸いです」のような柔らかい表現が適切です。

期限の目安は送信日から3〜5営業日後です。これは相手が翌日すぐに確認できなかった場合でも、数日の余裕があれば対応できるという配慮からきています。返信期限を添えることで、やりとりが一定のリズムで進むようになります。

シーン別！商談の日程調整メール例文

商談の日程調整メールは、相手との関係性やコンタクトの経緯によって書き方が変わります。ここでは以下の4つのシーンに分けて、件名から署名まで一貫した構成の例文を掲載します。

1. 新規顧客への初回商談の打診メール
2. 既存顧客との次回商談の日程調整メール
3. 相手に候補日を挙げてもらうメール
4. 確定済みの日程を変更するメール

各例文の後には、そのシーンで特に気をつけるべき点を補足しています。

新規顧客への初回商談の打診メール

面識のない相手へのメールは、まず「なぜ連絡してきたのか」を明確にすることが先決です。展示会での名刺交換、Webサイトからの問い合わせ、紹介など、経緯に応じた書き出しを用意しておきましょう。

件名：【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談◯◯株式会社◯◯部 ◯◯様突然のご連絡、失礼いたします。株式会社◯◯の◯◯（フルネーム）と申します。先日◯◯展示会にてお名刺をいただきました。その際、貴社の◯◯についてお伺いし、弊社のサービスがお役に立てるのではと思いご連絡いたしました。弊社では◯◯業界向けに◯◯サービスを提供しており、◯◯の課題を抱えるお客様に活用いただいております。一度、詳しい情報をご紹介できればと考えております（所要時間：約30分）。つきましては、以下の日程にてお時間をいただくことは可能でしょうか。・◯月◯日（月）10:00〜11:00・◯月◯日（水）14:00〜15:00・◯月◯日（金）13:00〜14:00ご都合のよい日程がございましたら、◯月◯日（◯）までにご返信いただけますと幸いです。なお、オンライン（Zoom）にて実施できればと存じますが、対面をご希望の場合はお気軽にお申し付けください。何卒よろしくお願いいたします。---株式会社◯◯ ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

初回メールで陥りがちなのは、自社紹介を長々と書いてしまうことです。相手は忙しい中でメールを読むため、自社の沿革や事業内容を詳しく書いても最後まで読まれません。連絡の経緯と商談で相手が得られる情報を簡潔に伝え、早めに候補日の提示に入る構成が効果的です。

既存顧客との次回商談の日程調整メール

関係が構築された既存顧客へのメールは、初回のような経緯説明は不要です。前回の商談への感謝と次回の議題を簡潔に添えた上で、候補日の提示に移ります。

件名：【株式会社◯◯】次回お打ち合わせの日程ご相談◯◯株式会社◯◯部 ◯◯様いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。先日は◯◯についてお時間をいただきありがとうございました。その後ご状況はいかがでしょうか。次回は◯◯の件についてご報告・ご相談できればと思っております。つきましては、改めてお時間をいただけますでしょうか（所要時間：約◯分）。・◯月◯日（月）10:00〜11:00・◯月◯日（火）15:00〜16:00・◯月◯日（木）13:00〜14:00ご都合のよい日程を、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけると幸いです。前回同様、オンライン（◯◯）にて実施できればと存じます。引き続きよろしくお願いいたします。---株式会社◯◯ ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

既存顧客の場合は、経緯説明を省略してその分を議題の説明に充てる方が好まれます。「次回は◯◯について相談したい」という目的が明確なほど、相手もどんな準備をして臨めばよいかイメージしやすくなります。

相手に候補日を挙げてもらうメール

基本的には、こちらから候補日を提示する方が相手の手間を減らせます。ただし、役職者やVIP顧客など相手の都合を優先したいケースでは、候補日を先方に委ねる書き方が適切なこともあります。その場合でも、期間をある程度絞ることが重要です。

件名：【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談◯◯株式会社◯◯部 ◯◯様いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。◯◯の件についてご相談させていただきたく、改めてお時間をいただけますでしょうか（所要時間：約◯分）。◯月◯日〜◯月◯日の間で、ご都合のよい日時を2〜3候補お知らせいただけますと幸いです。オンライン・対面どちらでも対応可能です。ご希望の方法もあわせてお聞かせください。お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。---株式会社◯◯ ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

「いつでもお好きなときに」のような書き方は相手を迷わせます。「◯月◯日〜◯月◯日の間」のように期間を絞ることで、相手が候補日を考える範囲が明確になり、返信の手間が軽減されます。なお、通常の商談では相手の負担を減らすためにも、こちらから候補日を提示する方法を優先することをおすすめします。

確定済みの日程を変更するメール

一度確定した日程を変更する場合は、相手への影響を最小限にする配慮が必要です。謝罪→変更理由（簡潔に）→代替候補日の提示という順序で書くと、相手の心証を損ないにくくなります。

件名：Re:【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談◯◯株式会社◯◯部 ◯◯様いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。◯月◯日（◯）にお打ち合わせをご予定いただいておりましたが、誠に恐れ入りますが、やむを得ない事情により日程を変更させていただけますでしょうか。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。改めて、以下の日程ではいかがでしょうか。・◯月◯日（月）10:00〜11:00・◯月◯日（水）14:00〜15:00・◯月◯日（木）13:00〜14:00ご都合のよい日程を、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますと幸いです。ご不便をおかけして申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。---株式会社◯◯ ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

変更理由は「やむを得ない事情により」「社内の事情により」程度の簡潔な記述で十分です。詳細を書きすぎると言い訳がましい印象を与えることがあります。また、前日や当日の変更は、メールだけでなく電話での連絡も併用するのがマナーです。相手がすでに移動の準備を始めている可能性があるため、迅速な対応が求められます。

こうした日程調整やメール対応に多くの時間を使っている営業の方にとって、業務効率化は重要な課題です。商談後の報告書作成やSFA入力、お礼メールなど定型的な事務作業にかかる時間を削減したい場合は、StockworkのようなAIエージェントの活用も選択肢の一つとなるでしょう。

日程調整メールへの返信の書き方と例文

商談の日程調整では、送る側の書き方と同様に、受け取った側の返信の仕方も重要です。返信が遅れるだけで相手に悪印象を与えることがあります。

日本ビジネスメール協会の調査では、7割近い人が1日（24時間）以内に返信がないと遅いと感じると報告されています。日程調整メールには当日中か翌営業日までに返信するのが望ましいといえます。

返信の基本マナーとして、件名はRe:をつけたまま返す（変更しない）、感謝の一言を冒頭に添える、選んだ日時を明確に記載するという3点を押さえておきましょう。ここでは3つのパターンに分けて例文を紹介します。

1. 提示された候補日で承諾する場合
2. 候補日の都合がつかない場合
3. 商談確定後のお礼とリマインドメール

提示された候補日で承諾する場合

承諾の返信では、感謝→選んだ日時の明記→当日に向けた一言という流れが自然です。「上記以外でもご都合のよい日があればお知らせください」のような表現は、選んだ意思が曖昧になるため不要です。承諾した以上は確定の意思を明確に伝えます。

件名：Re:【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談株式会社◯◯◯◯部 ◯◯様ご連絡いただきありがとうございます。◯◯株式会社の◯◯です。ご提示いただいた日程の中から、◯月◯日（◯）◯時〜でお願いできますでしょうか。当日は何卒よろしくお願いいたします。---◯◯株式会社 ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

「◯月◯日（◯）◯時〜で承知いたしました」のように、選んだ日時を文中に改めて書くことで、お互いの認識を合わせる効果があります。

候補日の都合がつかない場合

提示された候補日に都合がつかない場合は、謝罪と代替候補日の提示に集中します。都合が悪い理由を詳しく説明する必要はありません。クッション言葉を使った短い謝罪の後、すぐに代替候補日に入る構成が相手への配慮を示します。

件名：Re:【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談株式会社◯◯◯◯部 ◯◯様ご連絡いただきありがとうございます。◯◯株式会社の◯◯です。あいにく、ご提示いただいた日程はいずれも予定が入っており、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。改めて、以下の日程ではいかがでしょうか。・◯月◯日（月）10:00〜11:00・◯月◯日（水）15:00〜16:00・◯月◯日（金）13:00〜14:00ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。---◯◯株式会社 ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

「都合が悪い」という事実は伝わればよく、詳細を書きすぎると冗長になります。代替候補日を3つ以上提示することで、再度のやり取りが最小限に抑えられます。

商談確定後のお礼とリマインドメール

日時が決まったら、確定直後にお礼メールを送ると好印象です。さらに商談前日にリマインドメールを送ることで、当日のすれ違いを防ぎつつ相手の準備状況も確認できます。

確定直後のお礼メールはシンプルで構いません。

件名：Re:【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談◯◯株式会社◯◯部 ◯◯様ご返信いただきありがとうございます。株式会社◯◯の◯◯です。◯月◯日（◯）◯時より承知いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。---株式会社◯◯ ◯◯部◯◯（フルネーム）

前日のリマインドメールには、日時・実施形式・議題を箇条書きで添えます。「ご確認」の体裁で送ることで、催促感を出さずに当日の準備を促せます。

件名：【確認】明日のお打ち合わせについて（◯◯株式会社 ◯◯）◯◯株式会社◯◯部 ◯◯様いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。明日のお打ち合わせについて、内容をご確認いただけますでしょうか。・日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時・形式：オンライン（Zoom） URL：◯◯（当日までに共有いたします）・議題：◯◯のご紹介、◯◯についてご相談ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。明日はよろしくお願いいたします。---株式会社◯◯ ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

商談当日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。なお、商談後のお礼メールの書き方については商談後のお礼メール例文でご確認いただけますので、ご参考ください。

返信が来ないときの催促メールの送り方

日程調整メールを送っても返信が来ないことは珍しくありません。日本ビジネスメール協会の調査では、68.36%の人がメールの返信が遅れてしまうことがあると回答しており、その理由の第1位は「すぐに結論が出せない」（51.66%）です。相手が意図的に無視しているというよりも、対応を後回しにしている場合がほとんどです。

催促メールを送る目安は、最初のメール送信から2〜3営業日後です。それより早いと急かしている印象を与えますし、1週間以上空けると話が進みません。

件名は元のメールに返信する形（Re:）にするのが基本です。新しい件名で送ると、受信者が以前のメールとの関連を把握しにくくなります。

件名：Re:【株式会社◯◯】◯◯のお打ち合わせ日程のご相談◯◯株式会社◯◯部 ◯◯様いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。先日ご連絡いたしました件、ご確認いただけましたでしょうか。ご多忙のところ恐れ入りますが、いま一度ご確認いただけますと幸いです。改めて、以下の日程でいかがでしょうか。・◯月◯日（月）10:00〜11:00・◯月◯日（水）14:00〜15:00・◯月◯日（金）13:00〜14:00ご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただければ幸いです。◯月◯日（◯）までにご返信いただけますと助かります。どうぞよろしくお願いいたします。---株式会社◯◯ ◯◯部◯◯（フルネーム）TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯Email：◯◯@◯◯.co.jp

催促メールでは候補日を再提示するのが効果的です。最初のメールで提示した日程はすでに過ぎている可能性もあるため、新しい候補日を添えることで返信のきっかけになります。

2回目の催促後も返信がない場合は、電話でのフォローも検討します。相手がメール自体を見落としているケースもあるため、電話で「先ほどメールをお送りしたのですが」と一言添えると、やり取りが動き出すことがあります。

まとめ

この記事で解説した商談の日程調整メールのポイントを整理します。

• 件名には社名と用件を含め、20〜30文字にまとめる
• 候補日は3〜5つを日付・曜日・時間帯のセットで提示する
• 商談の目的・所要時間・実施形式を明記する
• 初回接触の相手には、連絡の経緯と相手が得られるメリットを1〜2文添える
• 返信期限を送信日から3〜5営業日後を目安に設定する

また、メールの往復を減らす手段として、日程調整ツールの活用も選択肢の一つです。ミクステンド株式会社がマクロミルに委託した調査では、92.6%の人が「日程調整のためのURLを受け取っても失礼に感じない」と回答しています。日程調整ツールで候補日のURLを共有する方法は、多くのビジネスパーソンに受け入れられているといえます。

日程調整メールの基本を押さえた上で、まず1通送ってみることが大切です。テンプレートを用意しておけば対応スピードも上がりますので、この記事の例文をベースに、自社の状況に合わせてアレンジしてみてください。

なお、こうした日程調整メールから始まる一連の商談プロセスをより効率的に進めたい場合は、Stockworkのような営業支援AIエージェントの活用もご検討ください。商談後の報告書作成・お礼メール・次回タスクの整理など、営業活動における事務作業を自動化することで、営業本来の価値創造活動に集中できるようになります。